Métiers de la culture et de la communication

Secteur

Spectacle vivant

Description de l'entreprise/de l'organisme

Le domaine d’O est un établissement public à caractère industriel et commercial gérant l’ensemble des activités culturelles au Domaine d’O à Montpellier : une saison d’hiver d’octobre à avril (70 représentations), le festival jeune public « Saperlipopette » en mai, l’accueil de six festivals de mai à août, un Réveillon le 31 décembre.
Un parc de 23 hectares permettant l’implantation de lieux de spectacles temporaires, un théâtre de 221 places, un amphithéâtre à ciel ouvert de 1800 places, et un nouveau théâtre de 600 places à l’automne 2013.

Description du poste

Rattaché(e) au Directeur technique, il/elle optimise les performances du pôle technique en veillant à la qualité et à la cohérence des informations entrantes et sortantes du service. Véritable relais, il/elle assure l’interface avec tous les
interlocuteurs du pôle technique.

- Accueil et administration
· Organiser les réunions et les rendez-vous selon les priorités du Directeur technique ;
· Etablir les comptes rendus de réunion et s’assurer de la bonne diffusion à tous les participants ;
· Recueillir et traiter les informations nécessaires à la prise de décision ;
· Mettre en place des modes de classement et d’archivage accessibles ;
· Assurer le secrétariat du pôle technique (rédaction des documents administratifs et gestion des courriers entrants et sortants) ;
· Mettre à jour le carnet d’adresses technique.

- Suivi des activités
· Organiser et gérer toutes les activités du domaine d’O sur le logiciel Théâtre Info Système (TIS) ;
· Etre le référent de ce logiciel (saisie de la saison, paramétrage des activités en fonction des embauches prévisionnelles, intégration des codes analytiques et numéros d’objets, etc.) ;
· Faire évoluer l’outil existant en étant force de proposition ;
· Assurer une relation constante avec le pôle projets ;
· Mettre en place des outils de suivi en collaboration avec le Directeur technique.

- Gestion de l’administration du personnel technique
· Alerter le Directeur technique sur les plannings des permanents du pôle et des intermittents ;
· Etre l’interlocuteur de la Responsable ressources humaines et s’assurer du respect des dispositions légales et conventionnelles des plannings, des habilitations et des visites médicales du personnel intermittents ;
· Gérer les dossiers du personnel intermittents et assurer un suivi mensuel de leurs contrats de travail ;
· Anticiper en relation avec le Directeur technique des besoins en formation ;
· Mettre en place un système d’alerte et de veille des plannings.

- Suivi commercial et budgétaire
· Centraliser, analyser et faire approuver en réunion de pôle tous les devis établis par le Directeur technique et les régisseurs généraux ;
· Transformer tous les devis validés par le Directeur technique en bon de commande et les transmettre à la comptabilité ;
· Assurer le suivi des marchés publics du pôle technique en relation avec la Gestionnaire des achats et marchés publics (procédure d’achats, codes famille) ;
· Assurer le suivi des investissements en lien avec la Responsable financière ;
· Assurer le suivi budgétaire des activités techniques (dépenses, achats et actions à mener) ;
· Etre en relation avec l’agence de sécurité pour les commandes de prestations et l’établissement des plannings.

Description du profil recherché

Compétences requises
· Disponibilité impérative au 15 mars 2013 ;
· Maîtrise d’un logiciel de planification de spectacles, de préférence Théâtre Info Système ;
· Parfaite maîtrise de l’outil informatique ;
· Rigueur, sens de l’organisation et du travail en équipe ;
· Sens du service public et de l’intérêt général ;
· Maîtrise de l’anglais.

Description de l'expérience recherchée

Expérience de 3 ans en secrétariat technique dans le milieu culturel et artistique

Date de prise de fonction

15 Mars 2013

Date limite de candidature

8 Mars 2013

Salaire envisagé

Convention Syndeac, filière administration-production, groupe 5

Lieu

Montpellier (34)

Référence du poste

Secrétaire technique (h/f)

Site web de l'entreprise/de l'organisme

www.domaine-do-34.eu

Informations complémentaires / renseignements

Poste en CDI
Adresser lettre de motivation + CV avant le 8 mars 2013 à l’attention de Monsieur le Directeur du domaine d’O en cliquant sur "Postulez"
Contact : nahbabach@domaine-do-34.eu