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Secteur

Ventes aux enchères publiques d'oeuvres d'art

Description de l'entreprise/de l'organisme

Société de ventes aux enchères d'oeuvres d'art, filiale d'un groupe international.

Description du poste

Assurer le fonctionnement administratif tant du point de vue du contact clientèle, de l’administration des ventes que des relations avec les différents services internes à Paris et dans le groupe ainsi que les acteurs externes à titre principal pour les ventes en ligne, et à titre accessoire selon l’actualité des ventes en lignes, d’autres projets d’administration des ventes.

1. Gérer l’intégralité des tâches administratives, avant et après les ventes, des lots mis en vente à Paris. Cela inclut notamment l’obtention du contrat signé et les pièces justificatives (Taxe forfaitaire, statut de TVA etc), la déclaration de DDS si applicable, les demandes de CBC si applicable. Coordination avec les administrateurs des départements concernés pour les consignments de multiples ventes.
2. Respecter les procédures internes, demander l’accord selon les règles de gestion de la société (« corporate governance ») et veiller au respect de la législation française et internationale.
3. Pour les ventes en ligne, travailler étroitement avec le project manager de Londres et le département d’expertise concerné. Coordination avec le marketing Paris et Londres et le département d’expertise des photos et de la promotion de la vente
4. Promouvoir les ventes en ligne au sein des équipes de Paris et des clients vendeurs en assurant la réussite de ces ventes
5. Travailler avec les départements de support notamment Compliance, Legal, Business Managers, Marketing, les experts, Shipping, Finance, Post Sale, et soulever tout problème.
6. Etablir la correspondance liée à l’administration des ventes, répondre aux clients sur les demandes diverses (Taxe forfaitaire, dossiers non-retenus pour vente, lots invendus).
7. S’assurer que le rétro planning de la vente en ligne est respecté, en liaison avec le département d’expertise et le Business Manager.
8. Etre le référent pour les modalités pratiques et administratives des ventes en ligne à Paris
9. Garantir la pertinence des informations communiquées concernant le client dans les différentes bases de données internes, vérifier que toutes les informations demandées par les autres services de la société sont communiquées dans les délais impartis. S’assurer que les frais engagés sont traités en comptabilité.
10. Coopération avec les autres départements au moment des ventes (live et Online), absences et surcharges de travail.
11. Assurer le reporting vis à vis du Business Manager, coopérer sur les projets du groupe ayant une incidence sur la fonction d’administrateur.
12. Maintenir et archiver des dossiers de ventes complets, en lien avec le cataloguer pour les dossiers de provenance

Description du profil recherché

Qualité de l’interface, communication et coopération avec les experts, administrateurs et les services internes concernés, notamment avec le Business Manager, Legal, Compliance, Post Sales Service, Payment Specialist, Bids, Comptabilité générale, le département transport : fiabilité des informations transmises et dans les délais requis .

Coopération avec les autres départements au moment des ventes et surcharges de travail.

Réactivité et habilité à la résolution de problèmes.

Fluidité du point de vue de l'administration et de la mise en ligne

Satisfaction des clients vendeurs et acheteurs sur l'expérience en ligne.

Capacité à répondre aux évolutions techniques et marketing permanentes des ventes en ligne

Description de l'expérience recherchée

Ce poste requiert une expérience confirmée de l’administration des ventes aux enchères d’œuvres d’art, une très bonne organisation et de la rigueur, un goût prononcé pour le travail d’équipe, de la flexibilité et d’excellentes qualités relationnelles pour communiquer avec les différents interlocuteurs internes (départements d’expertises et de support, équipe online internationale), mais également pour être l’interface des interlocuteurs externes et des clients sur toutes les problématiques d’ordre administratives.

Un anglais courant est exigé (contact clients et bureaux étrangers). Nous recherchons une personne disponible rapidement.

Date de prise de fonction

01/05/2018

Rémunération envisagée

Selon profil

Lieu

Paris

Adresse postale du recruteur

Les candidatures sont à adresser, en cliquant directement sur "Postulez".

Les candidatures transmises par d'autres biais risquent de ne pas être étudiées.

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